Angaben auf einer Rechnung

Unternehmer müssen sich ständig mit Gesetzen und Richtlinien auseinandersetzen, welche oft nicht leicht zu verstehen sind und manchmal auch sinnlos erscheinen. In diesem Artikel geht es um die Pflichtangaben auf Rechnungen. Was muss wirklich alles auf einer Rechnung stehen, damit diese auch vom Finanzamt akzeptiert wird? Darf ich Rechnungen per eMail versenden? Welchen Steuersatz muss ich anwenden? Alle Angaben auf einer Rechnung findest du in diesem Beitrag. 

Zweck einer Rechnung

Eine Rechnung hat den Zweck eine Warenlieferung oder sonstige Art der Leistungserbringung und die damit verbundene Geldforderung zu dokumentieren. Die Rechnung enthält genaue Angaben zu der erbrachten Leistung (Art, Menge, Preis, Datum) sowie Angaben zum Verkäufer und i.d.R. auch Angaben zum Käufer – dazu später mehr. Rein rechtlich betrachtet, hat eine Rechnung auf den eigentlichen Vertrag zwischen Käufer und Verkäufer keinen Einfluss. Ein Kaufvertrag ist auch ohne eine Rechnung gültig und die Pflicht zur Leistung ist auch für beide Vertragsparteien bereits durch den Kaufvertrag geregelt. Die Rechnung dient damit oft als Beweis für den Verzugs des Schuldners.

§286 BGB: Verzug des Schuldners
(3) Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet; dies gilt gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist.

Angaben auf einer Rechnung

• Vollständiger Name und Anschrift des Verkäufers, bzw. leistenden / ausführenden Unternehmens.
• Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)
• Menge und Art handelsüblicher Waren, bzw. Art und Umfang sonstiger Leistungen
• den Nettobetrag zzgl. ggf. anfallender Umsatzsteuer
• anzuwendender Steuersatz (7% oder 19%)

Übersteigt der Gesamtbetrag 150€, so müssen zusätzlich folgende Angaben in die Rechnung aufgenommen werden

• vollständiger Name und Anschrift des Käufers, bzw. Leistungsempfängers
• Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers. (Es empfiehlt sich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu nutzen, da diese sicherer vor Missbrauch ist.)
• eine einmalige Rechnungsnummer
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung

Steuerfreie Rechnung und Kleinunternehmerregelung

Ist eine Ware oder Dienstleistung steuerfrei, so muss in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen werden. Das ist vor allem für Kleinunternehmer wichtig, da diese generell von der Umsatzsteuer befreit sind. Kleinunternehmer müssen in Ihren Rechnungen daher den Zusatz:

Es erfolgt kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG.

Angaben auf einer Rechnung – Die Mehrwertsteuer

So weit die Lieferung oder Dienstleistung nicht steuerfrei ist (siehe oben), muss immer ein entsprechender Steuerausweis erfolgen. Unterschieden werden die Steuersatz von 7% (ermäßigter Steuersatz) und 19% (Regelsteuersatz). Unter den ermäßigten Steuersatz fallen z. B. Lebensmittel, Milch, Bücher und Zeitschriften, öffentliche Verkehrsmittel auf Strecken von weniger als 50km, Leistungen von Zahntechnikern und einige Leistungen von Zahnärzten (aber eben auch nicht alle Leistungen) sowie der Eintritt in Theater, Konzerte und Museen. Alle anderen Umsätze unterliegen dem Regelsteuersatz von 19%. Eine genaue Unterscheidung zwischen Regelsteuersatz und ermäßigtem Steuersatz kann direkt dem Gesetz §12 UStG entnommen werden.

Für Versandkosten und andere Nebenleistungen gilt der Merksatz: “Nebenforderungen teilen das Leid der Hauptforderung”. Das bedeutet, dass die Nebenforderungen (z.B. Versandkosten und Verpackung) immer dem gleichen Steuersatz unterliegen, wie die Hauptforderung (die eigentliche Ware oder Dienstleistung).

Digitale Rechnung

Einige Zeit durften Rechnungen nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur elektronisch versendet werden. Das wurde nun zum Glück aufgehoben. Rechnungen dürfen nun ganz einfach per eMail – z.B. als PDF-Dokument im Anhang – versendet werden. Das gilt Rückwirkend zum 01. Juli 2011.

Quittung

Abschließend ist noch die Quittung kurz zu erwähnen. Eine Quittung stellt im Gegensatz zu einer Rechnung nicht das Bestehen einer Forderung dar, sondern Belegt die Auflösung einer Forderung. Eine Quittung ist eine Empfangsbestätigung einer Leistung – i.d.R. von Bargeld. Ein Muster, wie eine Quittung aussieht, kannst du dir weiter untern herunterladen.

Der Gläubiger einer Forderung ist – nach Verlangen des Schuldners – verpflichtet eine Quittung auszustellen (§368 BGB). Eine Quittung unterliegt dem Schriftformgebot (§126 BGB) und muss daher neben Art und Umfang der erhaltenen Leistung auch Datum und Unterschrift enthalten.