Keine Buchung ohne Beleg

Keine Buchung ohne Beleg lautet ein Grundsatz in der Buchführung. Aber ist das wirklich so? Und was zählt alles als Beleg? Wie musst du deine Belege aufbewahren? Und wie lange? Dieses mal ein eher lästiges Thema, aber dennoch Pflichtprogramm eines jeden Unternehmers. Gut strukturiert ist die Aufbewahrung und Organisation der geschäftlichen Unterlagen aber nur noch halb so schlimm.

Dieser Merksatz leitet sich aus den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ab und bedeutet im Grunde, dass kein Vorgang wirtschaftlich erfasst werden darf, wenn dieser nicht auch nachweisbar ist. Klingt logisch und ist es auch. In der Buchhaltung darfst du also keine Kosten anrechnen, für welche nicht auch ein Kassenbeleg oder eine Rechnung vorliegt.

Ausnahmen? Nein! Aber: Es gibt Vorgänge, bei denen du keine extra zusätzlichen Beleg erstellen muss, da der Vorgang aus einem bereits existierendem Beleg resultiert. Das ist z.B. bei Abschreibungen der Fall. Eine Abschreibung zum Bilanzstichtag hat keinen eigenen Beleg. Die Abschreibung resultiert aber aus der Anschaffung. Und diese wiederum hat einen eigenen Beleg. Somit können auch aus einem Beleg mehrere Buchungen entstehen.

Was ist ein Beleg?

Ein Beleg dient als Beweis für eine tatsächliche Transaktion. Dabei zählen als Beleg:

• Quittungen,
• Rechnungen,
• Schecks,
• Wechsel,
• Kontoauszug,
• Eigenbelege,
• künstliche Belege,
• sowie einige exotische kaum relevante weitere Arten.

Die Belege müssen eindeutig einem Buchhaltungsvorgang zugeordnet werden können. Dafür muss auf jedem Beleg Datum, Betrag, Gegenstand und Steuersatz angegeben werden. Belege müssen für jedes Geschäftsjahr durchnummeriert werden. Die Nummer entspricht dabei immer der Buchungsnummer aus der Buchhaltungssoftware. In der Belegablage kann es daher auch zu Lücken in der Nummerierung kommen.

Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfristen für kaufmännische Dokumente ergeben sich aus §238 HGB und §257 HGB sowie aus der Abgabenordnung §147 AO. Geregelt sind darin die folgenden Aufbewahrungsfristen:

Sechs Jahre

• empfangene Handelsbriefe
• Kopien oder Durchschriften abgesandter Handelsbriefe
• Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung

Zehn Jahre

• Jahresabschlüsse
• Inventare
• Handelsbücher
• Rechnungen
• Urkunden
• Hypotheken

Dauerhaft

• Gerichtsurteile
• Baupläne

Die oben aufgeführten Aufbewahrungsfrist beginnen immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt worden ist. Eine Rechnung vom 24.03.2012 muss daher also bis zum 31.12.2022 aufbewahrt werden. Genau genommen muss die Rechnung also sogar mehr als 10 Jahre aufbewahrt werden.

Organisation der Aufbewahrung

10 Jahre sind aber auch eine sehr lange Zeit. Wie bewahrt man Unterlagen so lange auf? Dafür beschreibe ich im folgenden meine persönliche Art die Unterlagen zu verwalten und aufzubewahren.

Erstmal ist es wichtig, dass du einen guten Überblick über deine Unterlagen hast und ggf. schnell – auch ältere Dokumente – finden kannst. Deswegen habe ich für jedes Geschäftsjahr mindestens einen eigenen Aktenordner. Dabei spielt es für mich keine Rolle, wie viele Unterlagen in dem Ordner sind, Hauptsache jedes Jahr hat einen eigenen Ordner. Damit werden dann schon mal die Geschäftsjahre untereinander differenziert. Jedes Geschäftsjahr unterteile ich dann weiter in die folgenden Bereiche:

• eingehende Rechnungen
• ausgehende Rechnungen
• eingehende Briefe
• ausgehende Briefe
• Jahresabschlussdokumente
• Kontoauszüge
• sonstiges

Diese ganzen Unterlagen landen alle in einem Ordner. Wenn der Platz nicht mehr reicht, nimmst du einfach einen 2. Order dazu. Bei dem 2. Ordner solltest du zuerst die Briefe und “sonstiges” aussortieren. Damit werden die Ordner zusätzlich nach Verwahrungsdauer (10 Jahre und 6 Jahre) unterteilt. Die Ordner unbedingt aussagekräftig beschriften! Am besten wäre so etwas wie “Rechnungen, Jahresabschluss, Kontoauszüge – aufbewahren bis 2022″ und als 2. Ordern “Briefe und sonstiges – aufbewahren bis 2018″. Damit ist klar, was in dem Ordner enthalten ist und wie lange diese Dokumente aufbewahrt werden muss.

Zusätzlich habe ich noch Aktenorder für übergeordnete Unterlagen, also Unterlagen, welche nicht exakt einem Geschäftsjahr zugeordnet werden können und laufend relevant sind. Darin enthalten sind dann z.B.

• Verträge mit Kunden und Lieferanten
• Unterlagen von Gerichten
• Dokumente von Anwälten und Notaren
• Behördenunterlagen (Gewerbeanmeldung, etc.)

Darüber hinaus kann es sinnvoll sein noch weitere Aktenorder anzulegen, z.B. für einzelne Kunden, wenn dort viele Dokumente anfallen.

Alle Dokumente in den Ordnern sollten in den jeweiligen Unterbereichen chronologisch geordnet sein. Das hilft später bei finden von alten Papieren.

Thermopapier ist zwar sicherlich eine tolle Erfindung für den Einzelhandel, ist aber für die dauerhafte Aufbewahrung gänzlich ungeeignet. Kaum ein Thermobeleg dürfte die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren tatsächlich leserlich überleben. Besonders billiges Thermopapier verblasst bereits nach wenigen Wochen.

Daher ist für jeden geschäftlich angefallenen Beleg, welcher nur auf Thermopapier existiert unbedingt eine Kopie auf normalem Office-Papier anzufertigen! Einfach den Beleg auf den Scanner legen, kopieren klicken und ab dafür.

Den Beleg auf normalem Papier heftest du dann in dem Ordner für Eingangsrechnungen ab und vermerkst ggf. die Buchhaltungsnummer darauf. Den Thermobeleg selbst lege ich dann immer in einen einfachen Briefumschlag (ohne Fenster!) und sammle darin die Thermobelege (und andere kleine Belege) eines ganzen Jahres.

Wichtig: Plastik kann die Haltbarkeit von Thermopapier wesentlich verkürzen, daher nicht die Belege in eine Klarsichthülle stecken und auch keinen Umschlag mit Fenster verwenden!

Den Briefumschlag kannst du dann aber komplett in eine Klarsichthülle stecken und mit in den jeweiligen Aktenordner abheften.

Die Aufbewahrung selbst

Das aktuelle Jahr, das vergangene Jahr sowie alle Unterlagen, welche im im laufe des aktuellen Geschäftsjahres eventuell benötige bewahre ich in meinem Büro auf. Ältere Unterlagen sollten aus Sicherheitsgründen an einem anderen Ort aufbewahrt werden.

Grundsätzlich gibt es diverse Risiken, gegen die die Unterlagen gesichert werden müssen. Da ich nun schon mal ausschließe, dass jemand Interesse daran haben könnte, meine Unterlagen lange vergangener Geschäftsjahre zu klauen, verzichte ich auf eine sonderlich große Diebstahlsicherung – also kein Tresor. Bedenklicher betrachte ich dabei Gefahren wie Feuer und Wasser.

Grundsätzlich dürfte im Wohnbereich eine höhere Feuergefahr existieren, als im Keller. Im Keller ist es jedoch meist feuchter und die Gefahr von Wassereinbruch höher. Trotzdem halte ich die Unterlagen im Keller für am Sichersten aufbewahrt. Dort sollten diese in einem abgeschlossenem Raum möglichst weit unter der Decke und am besten zusätzlich in einer Plastikkiste mit Deckel aufbewahrt werden.

Darüber hinaus gibt es natürlich auch die Möglichkeit die Unterlagen irgendwo extern zu lagern, aber dabei entstehen dann auch immer wieder gleich kosten..

Vernichtung der Unterlagen

Geschäftliche Unterlagen sollten niemals einfach so im Altpapier entsorgt werden. Aber ich denken für die meisten Anwendungsfälle sollte es reichen, die Unterlagen einfach mit einem Aktenvernichter zu schreddern und anschließend im Altpapier zu entsorgen.

Wer das nicht möchte, kann auch hier wieder auf externe Dienstleister zurückgreifen.

Fazit

Noch mal das wichtigste zum Schluss:

• Keine Buchung ohne Beleg
• Buchungsnummer auf den Belegen vermerken
• Briefe mindestens 6 Jahre aufbewahren
• Rechnungen und Jahresabschluss mindestens 10 Jahre aufbewahren
• Jedes Geschäftsjahr einen eigenen Ordner zuweisen
• Thermobelege auf Office-Papier kopieren
• alte Geschäftsjahre vor Feuer und Wasser schützen
• nicht mehr benötigte Unterlagen immer schreddern